Посещение командировок, конференций и других бизнес-мероприятий в разных уголках страны или мира требует максимально быстрого и удобного трансфера. Но покупка авиабилетов для юридических лиц часто сопровождается рядом вопросов и трудностей. В этом материале мы собрали самые распространённые вопросы, постарались подробно ответить на них.
Для юридических лиц нет практически никаких ограничений при покупке билетов на самолёт — им также доступны любые направления, акции, способы расчета (в том числе безналичный). Однако вопросы всё же возникают, и мы сейчас подробно их разберём.
Как купить билет с корпоративной карты?
Корпоративная карта — это карта, предназначенная для использования сотрудниками компании в рамках служебных расходов. Она позволяет бизнесу управлять затратами, связанными с командировками, закупками оборудования, расходников и пр., как и наличными, так и по безналу.
Доступ к средствам имеет юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. При этом сама карта может быть оформлена на любого сотрудника. В крупных компаниях их оформляют на работников, которые чаще всего ездят в командировки, в небольших — на бухгалтера или руководителя (юрлицо).
На основании Положения ЦБ РФ № 266 от 24.12.2004 г., все операции с корпоративными картами могут совершать только их держатели. Соответственно, именно они несут ответственность за расходы.
Согласно Указаниям ЦБ РФ № 3210 от 11.03.2014 г., подотчётное лицо обязано предоставлять отчёт с пакетом документов, среди которых:
- маршрутные квитанции;
- акт приема-передачи на услуги;
- счет-фактуру;
- ККМ и пр.
Поэтому безналичная покупка авиабилетов с корпоративной карты осуществляется следующим образом:
- Поиск билета на самолёт. Стандартная процедура как для физлица, так и для юрлица — на официальном сайте авиакомпании или сайте агрегатора необходимо указать направление, даты поездки, класс, количество пассажиров. А затем из предложенных вариантов выбрать необходимый.
- Ознакомление с правилами. Рекомендуется внимательно изучить правила обмена, возврата — это будет особенно важно, если даты поездки изменятся.
- Ввод пассажирских данных. Здесь также всё стандартно: необходимо указать ФИО, пол, паспортные данные, а также ввести номер телефона или электронную почту, чтобы получать актуальные уведомления от перевозчика.
- Бронирование. На оплату выделяется время от 20 до 40 минут — по завершении этого срока бронь перестает действовать.
- Безналичная оплата. Нужно выбрать оплату картой, ввести карточные данные, подтвердить операцию через СМС-код или другим предложенным способом.
Оплаченный билет приходит на электронную почту, также его можно скачать сразу после того, как закроется окно оплаты.
В случае личного обращения оплата производится по паспорту и карте, если заключается договор — дополнительно требуется основание на право подписи заявителя (приказ на руководителя, доверенность на сотрудника).
Закрывающие документы можно загрузить из личного кабинета или получить на электронную почту. Как правило, пакет приходит на следующий месяц за месяцем покупки авиабилетов.
Как оплатить билеты с расчетного счета организации?
Юридические лица также могут приобретать авиабилеты, оплачивая их с расчетного счета организации. Для этого необходимо:
- найти нужные билеты, ознакомиться с условиями, указать данные пассажиров — аналогично с предыдущим пунктом;
- выбрать способ оплаты — расчетный счет;
- получить счет на электронную почту;
- оплатить его можно наличными средствами или по безналу — через интернет-банк;
- после оплаты билеты на самолёт также приходят на почту.
В случае обращения в агентство менеджер самостоятельно выберет для вас оптимальные варианты перелёта и осуществит расчет стоимости услуг. Счет на оплату придёт на почту, при необходимости можно заключить договор.
Возможна ли покупка авиабилетов с постоплатой?
Постоплата — это возможность забронировать авиабилеты, но не вносить деньги сразу. Такая опция доступна физическим и юридическим лицам в равной степени. Это достаточно удобный способ, если пока нет средств на внесение всей суммы или есть вероятность, что командировка будет перенесена/отменена.
Но есть нюанс — чаще всего услуга предоставляется за дополнительную плату. Поэтому эти средства также важно учесть при заполнении отчетов для бухгалтерии.
Заключение
Как вы видите, в покупке авиабилетов для юридических лиц нет ничего критически сложного. Это достаточно стандартная процедура, которую можно проводить разными способами, в том числе по безналу. Однако основные сложности заключаются в другом, а оплата билетов на самолёт — это лишь один этап в организации командировки. Кроме них также необходимо продумать проживание, питание, множество других вопросов.
Поэтому мы рекомендуем воспользоваться услугой организации деловых поездок и командировок. Туроператор «FENIKS MICE» — компания с более чем 10-летним опытом организации корпоративных путешествий, бизнес-туров, командировок и пр. Мы берём на себя все организационные вопросы и строго следим, чтобы всё прошло на высочайшем уровне, а вам и вашим сотрудникам остаётся лишь сосредоточиться на главных задачах. Оставьте заявку или свяжитесь с нами, чтобы получить больше информации об услугах.
Источник фото: freepik.com